L’Agenzia delle entrate con la risoluzione 10 aprile 2017 n. 46/E detta le regole per la produzione e la conservazione elettronica dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari
Le disposizioni normative che riguardano la tenuta dei documenti contabili da tempo consentono la produzione e la conservazione di questi in modo informatizzato. In linea generale, per tali aspetti occorre far riferimento alle previsioni contenute nel decreto ministeriale 17 giugno 2014, che ha sostituito le previgenti previsioni del D.M. 23 gennaio 2004.
In merito alle fatture, viene ricordato, altresì, che per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico purché sia assicurata l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione; autenticità dell’origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità dei dati.
Viene, inoltre, chiarito che un documento, carente dei requisiti per essere considerato fin dalla sua origine un documento informatico, deve essere materializzato su di un supporto fisico per essere considerato giuridicamente esistente ai fini delle disposizioni tributarie.
Quanto, invece, alla conservazione elettronica dei documenti informatici è stato chiarito che ferma restando la necessità della materializzazione su supporto fisico dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, formati tramite strumenti informatici, ma non aventi, fin dall’origine i requisiti dei documenti informatici, per la loro conservazione si potrà procedere all’acquisizione della relativa immagine tramite il processo di generazione dello spool (o rappresentazione grafica) di stampa, a condizione che l’immagine così acquisita rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento.
Anche ai fini fiscali, documento informatico è qualsiasi “documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”, dunque, di fronte ad un documento, dotato dei requisiti per essere considerato fin dalla sua origine un documento “informatico”, non vi è alcun obbligo di una sua materializzazione su supporti fisici per considerarlo giuridicamente esistente ai fini delle disposizioni tributarie.
Nel caso di specie sottoposto all’esame dell’Amministrazione Finanziaria, posto che il documento di cui si discute, ricevuto in formato elettronico, è da ritenersi comunque “informatico”, sia nell’ipotesi in cui il documento “digitale” cui fa riferimento l’istante sia una “fattura elettronica” sin dall’origine, sia nel caso si tratti di un documento creato e/o inviato con strumenti elettronici (ma non anche “fattura elettronica”), non sarà necessario procedere alla sua stampa.
Le disposizioni di cui agli articoli 25 e 39 del D.P.R. n. 633 del 1972, inoltre, prevedono che sia assicurata l’ordinata rilevazione del documento di acquisto e l’univocità dell’annotazione nei registri contabili. Tale obiettivo è conseguito mediante l’attribuzione al documento di acquisto del “numero di protocollo” di corrispondenza all’atto della ricezione e del “numero progressivo IVA” all’atto della registrazione. Non è necessario che il numero progressivo di registrazione sul registro IVA coincida con il numero di protocollo di ricezione. L’annotazione di entrambi i numeri attribuiti alla fattura di acquisto, sia sul registro dei protocolli di arrivo sia sul registro IVA degli acquisti, assicura la univoca correlazione tra i dati contenuti nel documento ed i dati registrati nei menzionati registri. Ne consegue che dal registro del protocollo di arrivo si può agevolmente risalire alla registrazione del documento sul registro IVA degli acquisti e, viceversa, dal registro acquisti si può risalire al numero di protocollo di arrivo”.
E’ stato, altresì chiarito come “l’apposizione fisica del “numero progressivo IVA” sul documento originale non sia indispensabile qualora sia assicurata la perfetta corrispondenza dei dati contenuti nella fattura e quelli riportati nel registro IVA degli acquisti e nel registro dei protocolli di arrivo e, in particolare, sia riportato nel registro IVA, con riferimento a ciascun documento, anche il numero progressivo di “protocollo di arrivo”. E’ in ogni caso indispensabile che attraverso la consultazione dell’archivio informatico sia possibile reperire agevolmente qualsiasi documento originale contraddistinto dal numero di “protocollo di arrivo” e conservato nell’archivio cartaceo.
Resta inteso che la facoltà di non stampare i documenti sopra illustrati, compreso il registro dei protocolli di arrivo, è consentita laddove si proceda alla conservazione in modalità elettronica degli stessi secondo le formalità previste dalla legge.
A tal riguardo, viene ricordato che, la conservazione dei documenti informatici, ai fini della rilevanza fiscale, deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi, in un ottica di semplificazione e uniformità del sistema, con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi.
In altre parole, il termine di riferimento per procedere alla conservazione di tutti i documenti informatici coincide con il termine per la presentazione della dichiarazione annuale dei redditi, termine valido anche per i documenti rilevanti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto, ancorché a partire dal periodo d’imposta 2017 i termini di presentazione delle dichiarazioni rilevanti ai fini delle imposte sui redditi e dell’IVA siano disallineati.
In caso di periodo d’imposta non coincidente con l’anno solare, i documenti rilevanti ai fini IVA riferibili ad un anno solare andranno comunque conservati entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della prima dichiarazione dei redditi utile.
In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal contribuente.
