Forniti chiarimenti sulle note spese dei dipendenti e sui relativi giustificativi (Agenzia delle Entrate – Risoluzione 21 luglio 2017, n. 96 /E).
Nello specifico, la società istante che opera nel settore dell’archiviazione elettronica e digitale, intende ora implementare, mediante l’utilizzo dell’applicazione “X”, un processo, interamente digitale, di gestione delle note delle spese prodotte da trasfertisti e dei pertinenti giustificativi.
Secondo il parere del Fisco, la procedura informatica delineata dall’istante è volta a produrre, internamente ai vari utilizzatori dell’applicazione X e direttamente in formato elettronico, documenti contabili quali le note spese.
Qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale – ossia qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari – come le note spese che verranno poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi, debba possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità.
Laddove tali accorgimenti siano effettivamente presenti anche nel processo ipotizzato dall’istante, nulla osta a che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici, ovvero siano realizzati duplicati informatici di documenti informatici, e che la procedura sia interamente dematerializzata.
Restano fermi tutti gli ulteriori requisiti legislativamente individuati per la deducibilità dei costi, quali inerenza, competenza e congruità, nonché gli obblighi di esibizione presenti nella normativa vigente.
Quanto alla conservazione dei documenti giustificativi di spesa, l’Agenzia ribadisce che, in generale, i giustificativi allegati alle note spese trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali.
La relativa natura, quindi, è quella di documenti analogici originali non unici, in quanto è “possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi”.
Ciò comporta che il processo di conservazione elettronica di tali giustificativi è correttamente perfezionato, con conseguente, successiva possibilità di distruzione dell’originale, senza necessità dell’intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico.
Ove, tuttavia, il giustificativo allegato alla nota spese non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, ed abbia pertanto natura di documento analogico originale unico, la relativa conservazione elettronica necessita dell’intervento del pubblico ufficiale.
Alla stessa conclusione sulla natura di documento analogico originale unico deve giungersi nelle ipotesi in cui i giustificativi siano emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale.
In questo caso, infatti, viene meno per l’Amministrazione finanziaria la possibilità di ricostruire il contenuto dei giustificativi attraverso altre scritture o documenti in possesso dei terzi. Tali documenti, dunque, anche alla luce degli obblighi generali previsti dall’ordinamento a carico delle parti, andranno considerati originali unici, con tutte le conseguenze del caso sulla loro conservazione.
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