Pubblicato in GU il provvedimento, adottato dal Garante, contenente gli obblighi che dovranno essere rispettati da un numero elevato di soggetti, pubblici e privati, in diversi settori per poter trattare particolari categorie di dati personali, come quelli legati alla salute, alle opinioni politiche, all’etnia, all’orientamento sessuale.
Le prescrizioni riguardano il trattamento di queste categorie particolari di dati nei rapporti di lavoro; il trattamento degli stessi dati da parte degli organismi di tipo associativo, delle fondazioni, delle chiese e associazioni o comunità religiose, cosi come da parte degli investigatori privati; nonché il trattamento dei dati genetici e il trattamento effettuato per scopi di ricerca scientifica. Consideriamo di seguito le prrescrizioni relative al trattamento di categorie particolari di dati nei rapporti di lavoro.
I trattamenti dei dati personali nel contesto lavorativo, alla luce del quadro normativo delineato dal Regolamento (UE) 2016/679, sono considerati se effettuati da datori di lavoro sia pubblici che privati, ciò diversamente dall’impianto del Codice anteriore alle modifiche del d.lgs. n. 101/2018.
In questo campo, il provvedimento si applica nei confronti di tutti coloro che, a vario titolo (titolare/responsabile del trattamento), effettuano trattamenti per finalità d’instaurazione, gestione ed estinzione del rapporto di lavoro, in particolare:
– agenzie per il lavoro e altri soggetti che, in conformità alla legge, svolgono, nell’interesse di terzi, attività di intermediazione, ricerca e selezione del personale o supporto alla ricollocazione professionale ivi compresi gli enti di formazione accreditati;
– persone fisiche e giuridiche, imprese, anche sociali, enti, associazioni e organismi che sono parte di un rapporto di lavoro o che utilizzano prestazioni lavorative anche atipiche, parziali o temporanee, o che comunque conferiscono un incarico professionale alle figure indicate successivamente;
– organismi paritetici o che gestiscono osservatori in materia di lavoro, previsti dalla normativa dell’Unione europea, dalle leggi, dai regolamenti o dai contratti collettivi anche aziendali;
– rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, anche territoriale e di sito;
– soggetti che curano gli adempimenti in materia di lavoro, di previdenza ed assistenza sociale e fiscale nell’interesse di altri soggetti che sono parte di un rapporto di lavoro dipendente o autonomo, ai sensi della legge 11 gennaio 1979, n. 12, che disciplina la professione di consulente del lavoro;
– associazioni, organizzazioni, federazioni o confederazioni rappresentative di categorie di datori di lavoro;
– medico competente in materia di salute e sicurezza sul lavoro, che opera in qualità di libero professionista o di dipendente del datore di lavoro o di strutture convenzionate.
Il provvedimento si applica ai trattamenti di categorie particolari di dati personali, acquisiti di regola direttamente presso l’interessato, riferiti a:
a) candidati all’instaurazione dei rapporti di lavoro, anche in caso di curricula spontaneamente trasmessi dagli interessati ai fini dell’instaurazione di un rapporto di lavoro;
b) lavoratori subordinati, anche se parti di un contratto di apprendistato, di formazione, a termine, di lavoro intermittente, di lavoro occasionale ovvero praticanti per l’abilitazione professionale, ovvero prestatori di lavoro nell’ambito di un contratto di somministrazione di lavoro, o in rapporto di tirocinio, ovvero ad associati anche in compartecipazione;
c) consulenti e liberi professionisti, agenti, rappresentanti e mandatari;
d) soggetti che svolgono collaborazioni organizzate dal committente, o altri lavoratori autonomi in rapporto di collaborazione, anche sotto forma di prestazioni di lavoro accessorio, con i soggetti indicati precedentemente;
e) persone fisiche che ricoprono cariche sociali o altri incarichi nelle persone giuridiche, negli enti, nelle associazioni e negli organismi indicati;
f) terzi danneggiati nell’esercizio dell’attività lavorativa o professionale;
g) terzi (familiari o conviventi dei soggetti di cui alla precedente lett. b) e d) per il rilascio di agevolazioni e permessi.
Il trattamento è effettuato solo se necessario:
– per adempiere o per esigere l’adempimento di specifici obblighi o per eseguire specifici compiti previsti dalla normativa dell’Unione europea, da leggi, da regolamenti o da contratti collettivi anche aziendali, ai sensi del diritto interno, in particolare ai fini dell’instaurazione, gestione ed estinzione del rapporto di lavoro, nonché del riconoscimento di agevolazioni ovvero dell’erogazione di contributi, dell’applicazione della normativa in materia di previdenza ed assistenza anche integrativa, o in materia di igiene e sicurezza del lavoro, nonché in materia fiscale e sindacale;
– anche fuori dei casi di cui sopra, ai fini della tenuta della contabilità o della corresponsione di stipendi, assegni, premi, altri emolumenti, liberalità o benefici accessori;
– per perseguire finalità di salvaguardia della vita o dell’incolumità fisica del lavoratore o di un terzo;
– per far valere o difendere un diritto, anche da parte di un terzo, in sede giudiziaria, nonché in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione, nei casi previsti dalle leggi, dalla normativa dell’Unione europea, dai regolamenti o dai contratti collettivi, sempre che i dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento; il trattamento di dati personali effettuato per finalità di tutela dei propri diritti in giudizio deve riferirsi a contenziosi in atto o a situazioni precontenziose; resta salvo quanto stabilito dall’art. 60 del Codice;
– per adempiere ad obblighi derivanti da contratti di assicurazione finalizzati alla copertura dei rischi connessi alla responsabilità del datore di lavoro in materia di salute e sicurezza del lavoro e di malattie professionali o per i danni cagionati a terzi nell’esercizio dell’attività lavorativa o professionale;
– per garantire le pari opportunità nel lavoro;
per perseguire scopi determinati e legittimi individuati dagli statuti di associazioni, organizzazioni, federazioni o confederazioni rappresentative di categorie di datori di lavoro o dai contratti collettivi, in materia di assistenza sindacale ai datori di lavoro.
Le agenzie per il lavoro e agli altri soggetti che, in conformità alla legge, svolgono, nell’interesse proprio o di terzi, attività di intermediazione, ricerca e selezione del personale o supporto alla ricollocazione professionale possono trattare i dati idonei a rivelare lo stato di salute e l’origine razziale ed etnica dei candidati all’instaurazione di un rapporto di lavoro o di collaborazione, solo se la loro raccolta sia giustificata da scopi determinati e legittimi e sia necessaria per instaurare tale rapporto. Il trattamento effettuato ai fini dell’instaurazione del rapporto di lavoro, sia attraverso questionari inviati anche per via telematica sulla base di modelli predefiniti, sia nel caso in cui i candidati forniscano dati di propria iniziativa deve riguardare le sole informazioni strettamente pertinenti e limitate a quanto necessario a tali finalità, anche tenuto conto delle particolari mansioni e/o delle specificità dei profili professionali richiesti.
Laddove nei curricula inviati dai candidati siano presenti dati non pertinenti rispetto alla finalità perseguita i soggetti che effettuano la selezione devono astenersi dall’utilizzare tali informazioni.
I dati genetici non possono essere trattati al fine di stabilire l’idoneità professionale di un candidato all’impiego, neppure con il consenso dell’interessato.
Nel corso del rapporto di lavoro, il datore di lavoro tratta dati che rivelano le convinzioni religiose o filosofiche ovvero l’adesione ad associazioni od organizzazioni a carattere religioso o filosofico esclusivamente in caso di fruizione di permessi in occasione di festività religiose o per le modalità di erogazione dei servizi di mensa o, nei casi previsti dalla legge, per l’esercizio dell’obiezione di coscienza.
I dati che rivelano le opinioni politiche o l’appartenenza sindacale, o l’esercizio di funzioni pubbliche e incarichi politici, di attività o di incarichi sindacali sono trattati esclusivamente ai fini della fruizione di permessi o di periodi di aspettativa riconosciuti dalla legge o, eventualmente, dai contratti collettivi anche aziendali.
Il datore di lavoro in caso di partecipazione di dipendenti ad operazioni elettorali in qualità di rappresentanti di lista, in applicazione del principio di necessità, non deve trattare nell’ambito della documentazione da presentare al fine del riconoscimento di benefici di legge, dati che rivelino le opinioni politiche.
Con riferimento alle modalità di trattamento, i dati devono essere raccolti, di regola, presso l’interessato. In tutte le comunicazioni all’interessato che contengono categorie particolari di dati devono essere utilizzate forme di comunicazione anche elettroniche individualizzate. Nel caso in cui si proceda alla trasmissione del documento cartaceo, questo dovrà essere trasmesso, di regola, in plico chiuso, salva la necessità di acquisire, anche mediante la sottoscrizione per ricevuta, la prova della ricezione dell’atto.
I documenti che contengono categorie particolari di dati, ove debbano essere trasmessi ad altri uffici o funzioni della medesima struttura organizzativa in ragione delle rispettive competenze, devono contenere esclusivamente le informazioni necessarie allo svolgimento della funzione senza allegare, ove non strettamente indispensabile, documentazione integrale o riportare stralci all’interno del testo.
Quando per ragioni di organizzazione del lavoro, e nell’ambito della predisposizione di turni di servizio, si proceda a mettere a disposizione di soggetti diversi dall’interessato dati relativi a presenze ed assenze dal servizio, il datore di lavoro non deve esplicitare, nemmeno attraverso acronimi o sigle, le causali dell’assenza dalle quali sia possibile evincere la conoscibilità di particolari categorie di dati personali (es. permessi sindacali o dati sanitari).
