L’Agenzia delle Entrate ha risposto a un’interrogazione riguardante la dematerializzazione delle note spese e dei documenti di giustificazione delle spese sostenute dai dipendenti durante le trasferte di lavoro, in particolare per i servizi di trasporto in taxi pagati con carta di credito aziendale. Per gestire correttamente i documenti analogici in vista della dematerializzazione, è necessario rispettare il Codice dell’Amministrazione Digitale e i relativi decreti. I documenti informatici con rilevanza fiscale devono garantire l’immodificabilità, l’integrità e l’autenticità per essere considerati validi ai fini tributari.
Nel caso specifico, se i requisiti di immodificabilità, integrità ed autenticità dei documenti dematerializzati sono rispettati, l’Agenzia delle Entrate non si oppone all’adozione del processo proposto. I documenti giustificativi allegati alle note spese devono essere conformi alla contabilità dei cedenti e prestatori con obblighi fiscali. Le copie digitali dei documenti analogici devono essere identiche all’originale per sostituirlo legalmente.
Per quanto riguarda la certificazione delle spese di trasporto dei tassisti, è necessaria la fatturazione su richiesta del committente entro il momento dell’operazione. La fattura deve essere conservata almeno dal prestatore e può essere considerata un documento analogico non unico. Senza una fattura o un altro documento fiscale che giustifichi la spesa, la ricevuta del pagamento elettronico non è sufficiente per la deducibilità del costo. In caso il giustificativo allegato alla nota spese sia unico e non consenta di risalire al suo contenuto tramite altre scritture o documenti, la conservazione sostitutiva richiede l’intervento di un pubblico ufficiale.
