L’Agenzia delle dogane e dei monopoli (ADM) incoraggia l’uso della posta elettronica certificata (PEC) per facilitare le comunicazioni tra l’Agenzia e gli operatori privati, in particolare riguardo alle accise. La circolare del 26 maggio 2025, n. 11, fornisce istruzioni dettagliate per la presentazione telematica delle richieste, incluse quelle soggette all’imposta di bollo, che può essere saldata tramite contrassegno telematico.
Il quadro normativo incoraggia le comunicazioni telematiche. L’articolo 38 del D.P.R. n. 445/2000 permette l’invio di richieste alle pubbliche amministrazioni via telematica. L’articolo 65 del D.Lgs. n. 82/2005 (Codice dell’amministrazione digitale – CAD) stabilisce che le istanze presentate telematicamente sono valide se firmate elettronicamente o identificate tramite strumenti come SPID, CIE e CNS.
La PEC è equiparata a una notifica postale per comunicazioni che richiedono ricevuta. Le comunicazioni tra imprese e pubbliche amministrazioni devono avvenire attraverso tecnologie di comunicazione, come specificato dal CAD e dal D.P.C.M. 22 luglio 2011. Per i prodotti soggetti a accisa, l’articolo 19-bis del D.Lgs. n. 504/95 impone la comunicazione del proprio indirizzo PEC all’ADM da parte di chi è tenuto al pagamento dell’imposta.
Gli operatori sono esortati a utilizzare la PEC per inviare denunce e comunicazioni, evitando di recarsi di persona negli uffici e velocizzando così il processo amministrativo. Per quanto riguarda i depositi fiscali di prodotti energetici, tutte le comunicazioni devono avvenire tramite PEC. Anche i trasferimenti di prodotti energetici richiedono comunicazioni telematiche preventive.
Per il rimborso dell’agevolato gasolio, gli esercenti sono incoraggiati ad usare il software ADM e a presentare la dichiarazione attraverso l’E.D.I. Se non utilizzano questo sistema, possono inviare la dichiarazione via PEC, firmata e con allegati giusti. La presentazione cartacea è ammissibile solo in via residuale.
Per l’iscrizione in tariffa di tabacchi e prodotti assimilati, è necessario presentare istanze tramite PEC, firmate digitalmente. Anche per concessioni e autorizzazioni riguardanti tabacchi si applicano le regole generali di invio telematico, seguendo i formati ADM.
Riguardo l’imposta di bollo, le istanze telematiche e gli atti ADM emessi telematicamente possono essere pagati tramite intermediari convenzionati, che rilasciano un contrassegno telematico. Quando si invia un’istanza via PEC, il richiedente deve dimostrare il pagamento del bollo tramite la marcatura su un’istanza cartacea scansionata, o riportando il codice identificativo del contrassegno nell’istanza firmata digitalmente.
In caso di accoglimento della richiesta, l’Ufficio invita il beneficiario al pagamento del bollo per il provvedimento finale, utilizzando lo stesso prospetto. La dichiarazione sull’imposta di bollo deve essere conservata per tre anni, o per un periodo maggiore se previsto per l’accertamento, e per tutta la durata di validità del titolo rilasciato.
