Dal 23 ottobre 2026 le decisioni su assunzione, valutazione, sanzioni disciplinari e licenziamento devono essere prese da una persona, anche quando l’azienda usa software con intelligenza artificiale. Una decisione affidata solo all’algoritmo è nulla. Ecco cosa cambia e quali verifiche fare sui programmi che già usate per il personale.
Perché riguarda anche le piccole aziende
L’intelligenza artificiale spesso è già dentro i programmi di tutti i giorni: il gestionale che ordina i curricula, il software che propone i turni, la piattaforma che calcola indicatori di rendimento, l’assistente che scrive le comunicazioni ai dipendenti. A volte arriva con un semplice aggiornamento. Non serve averla “scelta”: se lo strumento incide sulle decisioni sul personale, le regole si applicano.
Cosa cambia dal 23 ottobre 2026
Il D.Lgs. 179/2026 (articolo 41) stabilisce che le decisioni definitive sul rapporto di lavoro spettano a una persona fisica con un potere effettivo e autonomo. Vale per:
- assunzione e modifica del rapporto;
- valutazione delle prestazioni;
- provvedimenti disciplinari;
- cessazione del rapporto, compreso il licenziamento.
Il consenso del lavoratore non permette di derogare. Se la decisione è presa solo dal sistema automatico, è nulla. Il lavoratore può inoltre chiedere una spiegazione comprensibile, data da una persona, su quanto ha pesato l’intelligenza artificiale e su quali criteri ha usato.
Attenzione: una casella “approvato” cliccata nel gestionale non basta a dimostrare che una persona ha davvero valutato il caso. Chi decide deve avere le informazioni per controllare e correggere il risultato.
La selezione del personale
La nuova norma esclude la fase di ricerca e selezione dei candidati, ma questo non autorizza a scartare i curricula in automatico. Restano le regole della privacy (articolo 22 del GDPR) e i divieti di discriminazione. Un esempio concreto: un sistema che penalizza i curricula con interruzioni di carriera può colpire chi ha avuto periodi di maternità o di cura. Prima di usarlo conviene provarlo con candidature uguali che cambiano solo per quell’aspetto, e conservare l’esito della prova.
Le regole che valgono già
- Informativa ai lavoratori: per i sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati vanno date informazioni su scopo, funzionamento, dati e controlli (articolo 1-bis del D.Lgs. 152/1997), anche alle rappresentanze sindacali.
- Controlli a distanza: se un programma può controllare l’attività dei dipendenti, ad esempio registrando inattività, schermate o tempi di esecuzione, serve l’accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Ispettorato (articolo 4 dello Statuto dei lavoratori). Il fatto che la funzione esista nel software non autorizza ad attivarla.
- Privacy: vanno definiti scopo, dati trattati, conservazione e accessi. Se il fornitore tratta i dati per conto dell’azienda serve il contratto previsto dall’articolo 28 del GDPR, che chiarisca anche se i dati vengono usati per addestrare l’IA.
- Emozioni: l’AI Act europeo vieta di dedurre le emozioni dei lavoratori, salvo ragioni mediche o di sicurezza.
Sicurezza sul lavoro
Sempre dal 23 ottobre 2026 (articolo 42 del D.Lgs. 179/2026), i sistemi di IA che incidono su organizzazione, ritmi e modalità di lavoro vanno considerati nella valutazione dei rischi, con informazione e formazione specifica. Se introducete un software per i turni, coinvolgete l’RSPP e verificate riposi, carichi di lavoro e cosa fare in caso di errore del sistema.
E le regole europee sui sistemi “ad alto rischio”?
Per i sistemi di IA classificati ad alto rischio, tra cui alcuni usi nella selezione e gestione del personale, gli obblighi dell’AI Act sono stati rinviati al 2 dicembre 2027. Il rinvio però riguarda solo quegli obblighi specifici: le regole italiane sul lavoro e la privacy valgono già oggi.
Cosa fare adesso: le verifiche in azienda
- Fate l’elenco dei programmi e delle funzioni usate per il personale, compresi moduli aggiuntivi e assistenti come ChatGPT, e chiedete ai fornitori come funzionano.
- Per ciascuno, indicate su quale fase interviene: selezione, turni, valutazioni, buste paga, formazione, disciplina.
- Verificate informativa, privacy, controlli a distanza, discriminazioni e sicurezza prima di attivare nuove funzioni.
- Stabilite chi prende la decisione finale e come si riesamina un risultato contestato.
- Formate chi usa questi strumenti a controllarne i risultati.
- Conservate un fascicolo con versione del software, configurazione, verifiche e correzioni: in caso di causa, la documentazione conta.
Come possiamo aiutarvi
Possiamo verificare con voi gli strumenti che usate, preparare l’informativa per i dipendenti e aggiornare il regolamento aziendale su intelligenza artificiale, controlli digitali e smart working. Chiamate lo 0121 377553 o scrivete a studio@consulentedellavoro.com.