Il 22 dicembre 2025, l’Agenzia delle Entrate ha fornito chiarimenti sulle modifiche fiscali introdotte dalla Legge di bilancio 2025 riguardanti il trattamento delle indennità di trasferta e di missione per il reddito da lavoro dipendente, autonomo e d’impresa. Le nuove norme mirano a semplificare e chiarire le modalità di rimborso e la loro tassazione.
### Rimborsi esclusi dal reddito di lavoro dipendente
In una logica di semplificazione, è stato eliminato l’obbligo di fornire documentazione specifica, come i documenti del vettore, per i rimborsi relativi a spese di viaggio e trasporto effettuate all’interno del territorio comunale. I rimborsi non concorrono al reddito di lavoro dipendente se sono documentati in modo alternativo. Sono pertanto esclusi dal reddito imponibile:
– Rimborso chilometrico per l’uso di mezzi privati, calcolato secondo le tabelle ACI, anche per trasferte comunali.
– Rimborsi per spese di pedaggio documentati.
– Rimborsi per spese di parcheggio.
Queste norme si applicano anche ai rimborsi erogati nel 2025 per spese sostenute nel periodo d’imposta precedente.
### Obbligo di tracciabilità
Dal 1° gennaio 2025, per la non tassazione di determinati rimborsi, è richiesta la tracciabilità delle spese. Questa condizione vale per trasferte sia comunali che extra-comunali e si applica alle spese di vitto, alloggio e trasporto effettuate con taxi e NCC. L’impegno alla tracciabilità si estende anche per i trasporti tramite piattaforme di mobilità.
### Esclusione dalla tracciabilità
Le spese per trasporti fatti con mezzi diversi da taxi e NCC (come autobus, treni, aerei e navi) e i rimborsi erogati come indennità chilometrica non necessitano di tracciabilità per essere esclusi da tassazione.
### Reddito di lavoro autonomo
Per i lavoratori autonomi, i rimborsi relativi a vitto, alloggio e trasporto (taxi/NCC) sostenuti nello Stato e riaddebitati al committente concorrono al reddito se i pagamenti non sono effettuati con mezzi tracciabili. Parallelamente, per la deducibilità, è necessario l’uso di mezzi di pagamento tracciabili. Queste disposizioni sono valide per le spese sostenute dal 1° gennaio 2025, con eccezioni per alcune spese che decorrono dal 18 giugno 2025.
### Reddito d’impresa e IRAP
Per il reddito d’impresa, le spese di vitto, alloggio e trasporto (taxi/NCC) sono deducibili solo se effettuate con mezzi tracciabili. La tracciabilità non è richiesta per spese sostenute all’estero e si applica anche alle prestazioni di servizi commissionati a lavoratori autonomi. Le novità in materia di tracciabilità sono rilevanti anche per l’IRAP.
### Spese di rappresentanza
Le spese di rappresentanza sono deducibili solo se pagate con mezzi tracciabili, e l’obbligo di tracciabilità si estende anche alle spese sostenute all’estero, a differenza delle spese di trasferta.
### Strumenti di pagamento
Si considerano tracciabili versamenti bancari o postali, carte di debito, credito e prepagate, assegni, e altre applicazioni di pagamento tramite smartphone. La prova della tracciabilità può essere data attraverso ricevute di transazione o estratti conto, da cui il dipendente deve oscurare informazioni non pertinenti.
In sintesi, le nuove norme introdotte dalla Legge di bilancio 2025 richiedono maggiore attenzione alla documentazione e alla tracciabilità delle spese, semplificando alcuni aspetti mentre ne complicano altri, soprattutto nei rapporti tra lavoratori e datori di lavoro e per la deducibilità delle spese.
