La digitalizzazione dei documenti doganali permette alle aziende di creare un dossier elettronico sicuro e robusto, identificato dal codice MRN, che include la dichiarazione trasmessa in via telematica e i documenti di supporto registrati in AIDA. Tutto ciò è regolato da una serie di norme europee e nazionali, tra cui il CDU 952/2013, i regolamenti 2015/2446-2447, il CAD, il DM 17/6/2014 e le Linee Guida dell’AgID a partire dal 2022, con ulteriori chiarimenti forniti dall’ADM.
I documenti devono assicurare immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità (ad esempio in formato PDF/A), e devono essere supportati da una firma digitale o da una firma elettronica qualificata o avanzata. L’Agenzia delle Entrate esclude, invece, l’utilizzo della firma semplice. Un riferimento temporale finale nell’archivio digitale conclude la procedura di conservazione.
Per quanto riguarda i tempi di conservazione, si applica la regola più lunga: 3 anni per l’Unione Europea (6 anni in caso di verifica o fino alla conclusione di un contenzioso), 10 anni per l’Italia. È necessario garantire un rapido accesso ai documenti per ADM, Entrate e Guardia di Finanza, con la possibilità di monitorare mittente e destinatario. Alcuni documenti originali, come l’Eur.1, rimarranno in formato cartaceo.
È necessario procedere con l’indicizzazione dei documenti e redigere un Manuale dedicato. È inoltre fondamentale nominare un Responsabile per la gestione dei documenti digitali doganali. In caso di malfunzionamenti, bisognerà implementare procedure manuali e comunicare con la dogana. Infine, è possibile notare un residuo di codice sorgente relativo al plug-in del modulo Facebook, non pertinente alla discussione.
